Microsoft Dynamics CRM 2011 -pääkäyttäjävinkki: pikahaun kenttien määritys

Leave a Comment

Onko sinulla ongelmia löytää tietoa Dynamics CRM:stä? Tässä Microsoft Dynamics CRM 2011 -käyttövinkkien sarjan aloittavassa postauksessa neuvomme, kuinka Microsoft Dynamics CRM:n pikahaku saadaan löytämään halutut tiedot.

Ongelma: CRM:stä ei löydy mitään!

Monet Microsoft Dynamics CRM –käyttäjät törmäävät tähän samaan ongelmaan: vaikka tietuenäkymässä on tietty kenttä selvästi nähtävissä , ei haku tuon kentän perusteella onnistu.

CRM.pikahaku

Kuvan esimerkissä saattaisikin käydä niin, ettei haku “Primary contact” –kentässä näkyvällä etunimellä “Elina” tuokaan hakutulokseksi yhtään mitään:

CRM-pikahaun tulos

Tämänkaltainen tulos saa monet käyttäjät toteamaan, ettei Dynamics CRM:n haku toimi ollenkaan, mutta siitä ei tässä tietenkään ole kysymys. Kysymys on itse asiassa siitä, että pikahaun asetukset on määritelty puutteellisesti (yleensä) CRM-järjestelmän käyttöönoton yhteydessä.

Miten CRM-pikahaku määritellään?

Seuraavassa on ohjeet, joilla järjestelmän pääkäyttäjä voi korjata tilanteen helposti.

CRM-näkymän pikahakua varten on nimittäin olemassa oma entiteetti-  eli tietuetyyppikohtainen (esim. asiakkaille, mahdollisuuksille ja yhteyshenkilöille kaikille oma) näkymänsä, joka on järjestelmässä määritelty erikseen. Tuo näkymä on tyypiltään Quick Find View, ja sen avulla määritellään sekä:

  1. kentät jotka näkyvät hakutuloksena saatavassa näkymässä
  2. kentät, joiden sisältöä voidaan pikahaulla hakea

Tämä pikahaun tulosnäkymä määritellään seuraavasti (esimerkkijärjestelmän asennuskieli on englanti, joten määritykset täytyy tehdä asennuskielellä):

  1. mene Dynamics CRM-järjestelmässä kohtaan Asetukset (Settings) > Mukautukset (Customizations) > Mukauta järjestelmää (Customize the System)
  2. valitse haluamasi tietuetyyppi, tässä esimerkissä mahdollisuus (opportunity) ja sen alta muokattavaksi näkymä, jonka tyyppi on Quick Find ViewCRM-pikahaun näkymän muokkaus
  3. Avaa näkymän asetusikkuna tuplaklikkaamalla ja napsauta Add Find ColumnsCRM-pikahakunäkymän muokkausikkuna
  4. Aukeavasta kenttälistasta valitse haluamasi kentät pikahaun piiriin. Tässä esimerkissä lisäämme hakuun mukaan “Primary Contact”–kentän.CRM-pikahakukenttien valinta
  5. Paina tässä ikkunassa OK, View-määritysikkunassa “Save and Close” ja Solution-ikkunassa “Publish All Customizations”.CRM-muokkausten julkaisu
  6. Kun määritysten julkaisu on valmis, mennäänpä testaamaan, mitä on saatu aikaan:CRM-pikauhaun tulos

Toimii!

Miksi Microsoft Dynamics CRM toimii näin?

Koska yhdessä tietueessa voi olla jopa satoja kenttiä, ei kaikkien kenttien tekeminen oletuksen “hakukelpoisiksi” ole järkevää, sillä se hidastaisi hakua ja kuormittaisi järjestelmää tarpeettomasti. Siksi Microsoft Dynamics CRM onkin suunniteltu siten, että kukin organisaatio voi itse määritellä, mitkä kentät ovat tärkeitä löytää pikahaulla.

Usein vain käy niin, että järjestelmää käyttöön otettaessa tätä yksityiskohtaa ei huomioida. Siinä jälleen yksi syy valita asiantunteva CRM-kumppani käyttöönoton suorittajaksi.

Leave a Reply